Co powinna zawierać umowa z biurem rachunkowym

Chcemy oddać księgowość firmy w dobre ręce i zastanawiamy się czy umowa zawarta z wybranym biurem rachunkowym zabezpiecza nas odpowiednio.

Oto kilka punktów na które należy zwrócić uwagę zawierając umowę z biurem rachunkowym:

1. 1. 1. Licencja Ministra Finansów

         Konkurencja na rynku jest spora, nie mówiąc o szarej strefie, która nie rzadko oferuje swoje usługi bez posiadania odpowiedniego certyfikatu. Brak licencji pozbawia możliwość ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej OC.

2. Aktualne obowiązkowe ubezpieczenie OC

   Zawarcie ubezpieczenia z Towarzystwem Ubezpieczeniowym jest możliwe wyłącznie jeżeli biuro posiada licencję.

3. Dobrowolne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej OC

   Rzadkością jest że księgowi lub biura rachunkowe zawierają ubezpieczenie dobrowolne. Takie ubezpieczenie jest jednak konieczne, ponieważ podstawowe ubezpieczenie OC nie obejmuje wszystkich czynności które wykonuje księgowy lub specjalista ds płac i kadr.

4. Doświadczony księgowy

   Doświadczony księgowy to nie tylko praktyka zawodowa wynikająca z lat pracy. Aby wykonywać rzetelnie zawód księgowego należy na bieżąco śledzić przepisy podatkowe, nieustannie się szkolić,a także doradzać jak dokonać optymalizacji podatkowej.

    

5. Elektroniczny dostęp

   Po pierwsze pożądany jest elektroniczny kontakt co powoduje zaoszczędzenie czasu oraz mamy możliwość analizy korespondencji przeprowadzonej z księgowym.

   Po drugie elektroniczny dostęp do informacji danych księgowych i kadrowych takich jak na przykład: zestawienia przychodów, kosztów, wysokość zapłaty składek ZUS, wysokość podatków, list płac, upływające terminy badań lekarskich i szkoleń BHP pracowników.

6. Kompleksowość usług

   Podpisując umowę zastanawiamy się czy umowa z biurem rachunkowym zawiera wszystkie czynności. Często księgowi i biura rachunkowe nie wspominają o wszystkich czynnościach które są konieczne aby spełnić wszystkie obowiązki jakie nakłada na przedsiębiorców ustawodawca. Na przykład obsługa pracownika często nie zawiera kompletnej obsługi kadrowej, a sprowadza się wyłącznie do wystawiania umów o pracę i świadectw pracy. Gdy dochodzi do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy okazuje się że nie mamy prowadzonych potrzebnych ewidencji, a dokumentacja kadrowa jest szczątkowa, co wiąże się z nie małymi karami. Niestety, w tej branży zaniżona cena wiąże się z niską jakością usług. Czasami zapłacenie 15 zł więcej za obsługę kadrową dla pracownika, może wybawić nas z problemów. Często księgowi i specjaliści ds kadr i płac nie informują o potrzebie prowadzenia dodatkowych ewidencji, ponieważ klienci biura chcą obciążyć ich dodatkową pracą nie chcąc zwiększenia wynagrodzenia za dodatkowe czynności. W konsekwencji klienci nie zdają sobie sprawy ze umowa nie przewiduje wszystkich czynności, myśląc ze mają dobrze wynegocjowana cenę za usługi księgowe.

7. Cennik

   Cennik to newralgiczna część umowy. Zawierając umowę z biurem zastanawiamy się czy nie zostaniemy obciążeni dodatkowo za czynności których nie ma w umowie. Uczciwa umowa powinna zawierać lub informować, jakich czynności nie zawiera w ramach stałego wynagrodzenia za usługi księgowe.

Obecna konkurencja na rynku sprawia że biura rachunkowe proponują niższe ceny aby utrzymać się na rynku. Usługa księgowa często sprowadza się do tego że księgowi przygotowują tylko dokumentacje która rzutuje na złożone deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS, natomiast pozostałe ewidencje i dokumentacja, które są wymagane nie są prowadzone. Kontrole dopiero weryfikują kompletność usług, co sprawia ze oszczędności na usługach księgowych nie przekładają się na straty zapłaconych kar. Pozostaje tylko liczyć właścicielom firm na uczciwość biur rachunkowych i księgowych przy zawarciu umowy na świadczenie usług księgowych.

Pamiętaj przedsiębiorco o limicie gotówkowym !!!

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro (na każdy miesiąc może być inny limit w przeliczeniu na złote)

Proszę uważać przede wszystkim w transakcjach zagranicznych, ponieważ transakcje krajowe póki co nie mają jednoznacznych sankcji karnych. W transakcjach krajowych mamy problem, jeśli wnioskujemy o zwrot VAT w terminie 25 dni, jeśli nie dochowaliśmy staranności dokonania płatności przelewem to otrzymamy zwrot VAT w terminie późniejszym 60 dniowym.

 Zakaz kopiowania treści artykułów bez zgody pomysłodawcy Biuro Rachunkowe Kraków Abix Consultant