Anulowanie faktury drogą elektroniczną

anulowanie faktury vatUwaga! Przepisy podatkowe nie normują kwestii związanych ze sposobami anulowania faktur. Dostępne orzecznictwo sądowe, a także specjalne wyjaśnienia organów podatkowych wskazują, że w pewnych sytuacjach jest to dozwolone.

To, co najważniejsze w tym zakresie: przedsiębiorca wystawiający anulowaną fakturę ma obowiązek uniemożliwić jej późniejsze wykorzystanie, a także zapobiec zaewidencjonowaniu wskazanych w niej kwot – zarówno u siebie jak i u odbiorcy. W tym celu zmuszony jest przekreślić zarówno oryginał faktury jak i jej kopie, a także zamieścić nań stosowną adnotację podpisaną przez osobę upoważnioną do wystawiania faktur.

Przedsiębiorca, który anulował fakturę winien posiadać zarówno oryginał jak i kopie dokumentu. Dokument ten winien osiadać czytelną adnotację, której treść wyraźnie wskazuje na jego anulowanie. Sposób takiej adnotacji przedstawiony jest w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPP1/443-1894/08-4/PR – przekreślić oryginał oraz kopię faktury oraz dopisać „ANULOWANO”.

Należy podkreślić, iż anulowana faktura nie może zostać wprowadzona do ewidencji VAT. Zarówno kopię jak i oryginał anulowanej faktury należy przechowywać w dokumentacji podatkowej firmy wraz ze stosowną adnotacją (jak wyżej).

Powyższe odnosi się do anulowania faktury wykonanej w tradycyjnej formie, a więc faktury papierowej. Znacznie trudniejszą kwestią jest unieważnienie faktur wystawianych drogą elektroniczną. Bez przeszkód możemy anulować wszystkie e-faktury, które zostały wygenerowane w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorcy, jednakże nie doszło do ich odebrania przez odbiorcę – nie doszło do jej wprowadzenia do obrotu prawnego. Dokument ten nie musi być wykazany w ewidencji, zaś wynikające z niego kwoty w deklaracji VAT. System prawny nie wskazuje jednak, który moment uważa się za wejście faktury do obrotu prawnego.Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPP1/443-1055/10-4/AP wyraźnie wskazuje, że przedsiębiorca może anulować fakturę elektroniczną, która nie uzyskała statusu Receipt, a więc nie została pobrana przez kontrahenta. Jeżeli dokument uzyskał w systemie EDI status Receipt uznaje się go za wprowadzonego do obrotu prawnego.

E-faktury nie można anulować, gdy została ona wprowadzona do obrotu prawnego, a więc mamy pewność, że została odebrana przez kontrahenta – Receipt w systemie EDI. Zmiana danych na fakturze może odbyć się jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej oraz uzyskanie potwierdzenia jej odbioru.